E-mail can be a very effective tool for marketing your products to buyers around the world IF you know what you are doing and follow certain rules. The important word here is -IF-. Those who do not know what they are doing or do not follow the rules quickly get a bad reputation and rarely have successful campaigns.

Some of the companies on the Database List of USA Importers and Wholesalers () have included either their e-mail address or their web site address.

Our Exporting to the World Using the Internet () database list has the email addresses and/or web site addresses of companies around the world (including the USA) 

Why is e-mail so popular? First of all it's easy to get. When you register your URL web address with the internet service provider ¼ÊóÒ× Íâ  www(dot)
as mentioned above you automatically get several e-mail addresses. It is important that you have at least three basic e-mail addresses. Buyers are looking for them and if you donÕ;t have them it raises suspicion about your company.

Your e-mail address after the "@" sign will be your URL that you registered. For example if the URL is www(dot)goldentextile(dot)com, this companyÕ;s e-mail address including the "@" sign will be Ò;É;..@goldentextile(dot)comÓ;. Buyers want to know where they are sending their messages. For this reason you should be very specific about where the message is going. Goldentextile@goldentextile(dot)com is a poor e-mail address. It does not give any indication what department the message is going to. 

Every export company should have at least these three e-mail addresses: sales@.., export@.. , and support@.. . The three e-mail addresses for the company above would be sales@goldentextile(dot)com, export@goldentextile(dot)com, and support@goldentextile(dot)com. By using the first two e-mail addresses the buyer knows that the message is going to the sales or export department. Having the support@goldentextile(dot)com address tells the buyer that there is a department that can help them if they should have a question or problem after the order arrives. Having these e-mail addresses at your company greatly improves the chances of a buyer taking your company more seriously. Not having them means that the buyer may not know how to contact you.

Free E-mail Addresses = Many Lost Orders

You should never, never use a free e-mail address (like yahoo, hotmail, netvigator) for business. Never. Buyers do not trust these e-mail addresses. Always remember that image is more important on the internet than it is face-to-face. When you send an e-mail message to an importer the first question the importer asks him/herself is: Does this look like a serious offer or is this person trying to cheat me. 

Having a free e-mail address like yahoo or hotmail is like using a public coin-operated pay phone for your company telephone. Using a free e-mail address says to the buyer "We are not serious enough to get our own telephone, but if you call this pay phone number located in the street near our office we will run out of the office and try to answer it." Free e-mail addresses are bad news.

Another of the many reasons you should not use free e-mails addresses is because of security. Buyers will often send confidential information in an e-mail message. This might include credit card information, bank account information, or confidential company information. If this message is sent to a dedicated e-mail address (like export@goldentextile(dot)com) the message goes from the buyer's computer to the buyer'sto the exporter'sand then to the exporterÕ;s computer. The chances of this message being stolen are reduced If, however, the buyer sends confidential information to a free e-mail address (like goldentextile@hotmail(dot)com) it goes through several on its way to the exporter. The chances of the message being stolen are greatly increased. For this reason, buyers do not like to use free e-mail addresses.

Having an e-mail address like export@goldentextile(dot)com shows that the buyer has registered the URL with the local internet service. If there is a problem the buyer can be found through the internet service. Companies that try to cheat other people use free e-mail services (cheatyou@hotmail(dot)com) because they do not have to officially register. If you complain about this company there is no address on record for follow up.

The bottom line is this, if you have a free e-mail address get rid of it now. Register your company URL address with a local internet and get a dedicated e-mail address. You will notice a dramatic increase in the number of buyers that will contact you.

The second reason that e-mail is so popular is because it is cheap. It costs nothing more than your time. No paper expense, no postage, no envelope expense. 

The third reason it's popular is that sending e-mail messages is relatively easy. Yes, you must keep a database and make sure it is up-to-date. Yes you must compose the message. But anyone who can use a word processor can also write an e-mail message.

Effective IF You Do It Right

There is a right way and a very wrong way to market your products by e-mail. First let's discuss the right way.

You should always have the personÕ;s permission before you send them a sales e-mail message. The common question is "How can I ask them if I can contact them until I contact them?" Good question. Here's the answer.

Go through all the e-mails of prospective buyers that have contacted you in the past. Send each of them an e-mail asking if they would like to be on your "mailing list". Many of them will say yes. 

Secondly, there are e-mail address lists that you can buy (). These are e-mail addresses of companies that might be interested in your product. But you should contact them first and ask for permission to send them a sales message.

The third way to get permission to send prospective buyers an e-mail is have them "opt-in" for your list. On your web site you will announce that you have periodic announcements of your products and if the viewer wants to get on (or opt in) the mailing list that they should contact you.

As an example, exporters who want to get on a mailing list of a free monthly newsletter offering advice and trends on marketing to the USA should go to www(dot) *ÓòÃûÒþ²Ø* /pages/ *ÓòÃûÒþ²Ø*  . 

Also add to the list the e-mail addresses of people you meet at trade fairs and got letters from. Over time, you will have a very nice list of the e-mail addresses of prospective buyers who want to hear from you.

If you have a new product that you think the buyers might be interested in you can send a message to everyone on your list. Do not send too many messages however. One message every two or three months is enough. Less than this and they forget you. More than that and they thin you are sending too many.

Make the messages you send as interesting as possible. In addition to introducing your new product you should also include some interesting information. Buyers will read it if they think they will learn something. They may or may not read it if it is only a sales message.

Write your messages just like you would a sales letter. Use upper and lower case letters (not all capitals) and complete words (no abbreviations).

How NOT to do E-Mail Marketing

One thing that you do not want to do, never ever, is send a sales e-mail message to someone who has not asked for it. It is one of the worst things you can do. 

ItÕ;s very tempting to do. You find the e-mail address of a company that might be interested in your product and you say to yourself, "I'll send them an e-mail. What do I have to lose?". The answer is that you have a lot to lose.
Sending a sales e-mail message to someone who did not ask for it called M". It is considered a very unprofessional and rude thing to do M messages are hated by everyone. It is the most offensive and at the same time least effective way to market on the internet. 

In short, sendin M e-mail messages is not an effective way to sell your products. ItÕ;s a waste of your time and that of the person who gets your unwanted message.

But there is something even worse. Sendin M e-mail messages is not an effective way to sell your products. ItÕ;s a waste of your time and that of the person who gets your unwanted message.

But there is something even worse. Sendin -Do's and Do nots of an E-Mail Message-

Do make sure you have permission to send that person the message.

Do make the message interesting.

Do have a message at the end of the message telling the buyer what to do if he/she does not want to get your messages anymore.

Do keep your e-mail message short. No one wants to read a long message. Give the highlights and direct the buyer to your web site for more details.

Do answer all e-mail messages in one business day or less.

Do use e-mail addresses that identify your company and the department. Examples are "export@goldentextile(dot)com"

Don't ever, ever send

------------------
...

The first sentence must get the reader's attention. Asking a question in which the answer is guaranteed to be "yes" is a good way to start. "Would you like to improve your life?" The opening paragraph, in fact the first sentence, should excite curiosity or attract the attention in some way that will make the reader continue to read the letter.

The most difficult paragraph to write in a sales letter is the first one. You have just a few seconds to get the reader's attention.

Would you like to see your factory's production increase by 15% or more?

Wouldn't you prefer to have your wedding pictures taken by the leader in the field?

Another way to start a sales letter is to write a sentence that will surprise or shock the reader.

In 1996 we helped over 250 small businesses like yours to increase their productivity.

Since 1991 we have grown from a small printing company to one of the largest publishing houses in the city.

If you are contacting the customer for the first time or if your company is unknown, you might start with a general introduction of yourself.

Example A:

Alfred's Textile Marketing Co. Ltd. is a leading Russian manufacturer and exporter of socks and hosiery. The range of our product line, good quality, and competitive prices have made us one of the fastest growing companies of its kind in Russia.

Example B:

Floppy Textile Buying Agency, established in 1987, is one of the fastest growing agents in India. We currently represent a number of major European importers, such as Fe Fe LaMew Mail Order of France and others.

Other Examples:

The ABC Trading Company was founded in 1986 to serve the construction industry in New York state. Since then we have expanded our market year by year to where we now have customers in 12 countries around the world.
<¼ÊóÒ× Íâ  www(dot)
ragraph Two: Building Interest and Desire

The second paragraph must convince the reader of the value of the product. When you have succeeded in getting the reader's attention, you must hold that attention. The best way to hold it is to build interest by describing your product so that the reader can virtually experience it. Use colorful, de****ive words.

In paragraph two you must show the reader that he/she either

- needs your product (a car)

- could use your product (an easier inventory system)

- should not be without your product (insurance)

OR - would benefit from your product (a new line of clothes he/she could sell)

Sentence by sentence you lead the reader through your sales pitch. If he closes his eyes he can see that new car, going home earlier because of his new inventory system, the comfort of having insurance, and increased sells because of the new line of clothes.

Example A:

Located in Moscow, we produce a wide variety of socks and hosiery items in a cotton-woolen-nylon blend for men, women, and children. These socks are of good quality, are popular with customers, and sell well. Our total production averages 10 million pairs per year, 70% for export and 30% for the domestic market.

Example B:

We are happy to announce that we are now offering this same service to American import companies like yours. From our office in New Deli, the heart of low cost and good quality ready- to-wear garments, we can supply your company with whatever kind of apparel you would like.
<Ò× Íâó֪ www(dot)c
ragraph Three: Convincing the Reader

If you have done your work well to this point, the reader is already interested and is partially convinced. You must convince readers that it is to their advantage to buy your product or use your service.

If the reader has read your letter to this point then he/she is interested in your producó֪ʶ w www(dot)c
ragraph three convinces him/her to buy it. It is here that you show what buying your product would mean to the reader.

Example B:

The wide range of Indian export companies that we work with insure you of getting just the items that you are looking for. Whether it be baby wear, children's wear, ladies and men's outer and underwear, leather wear, socks, belts, bags, shoes, or household items such as bed linen, towels, bathrobes, or table clothes we can make sure that you get the quantity you need at the best possible price. And our staff of quality controllers insure that the garments are well made.

Other Examples:

The machine that we sell is called the Safehouse. It turns the lights on at your house at night when you're coming home. And you can reverse the process when you leave, turning off the lights when you have locked the door, gone down the steps, and left the yard. Amazingly, the Safehouse weighs only 150 grams and fits easily in your pocket or purse.
<Íâó֪ʶ   www(dot)
ragraph Four: Directing Favorable Action

You have now reached the point where if your letter was successful, you must move the reader to act. The fourth paragraph must tell the reader what to do to get the product. Tell the reader exactly what you what him/her to do and make it easy to do. The desired action is go to your web site to get more information and, hopefully contact you for specifics or to place an order. Even the most highly motivated and excited customer will not act if the action you are requesting is too difficult

Example A:

Our company is expanding its market to include the United States and we would like very much to do business with your company. Enclosed is our price list (brochure) describing our wide range of products. I would welcome the opportunity to introduce you to our line socks and hosiery. For more information or to place an order, please visit our web site at www(dot)nicesocks(dot)com.

Example B:

If you would like to take advantage of the services that Floppy Textile Buying Agency has to offer your company, please log on to our web site at www(dot)floppytextile(dot)com or contact us by fax at (56/324) 785 48 96. Thank you. We look forward to hearing from you.

Other Examples:

To order, please go to our web site at www(dot)swimsuit(dot)com, or fill out the enclosed order form and send it by fax or post to our office in Washington. Before you know it, you will be wearing this beautiful men's business swim suit - and feeling like royalty.

--------------------------------------------------------------------------------

A Typical Well Written Letter for An Agent

Star Textile Exports, established in 1987, is one of the fastest growing agents in Turkey. We currently represent a number of major European importers, such as Blue Cloud Mail Order of France and others.

We are happy to announce that we are now offering this same service to American import companies like yours. From our office in Istanbul, the heart of low cost and good quality ready-to-wear garments, we can supply your company with whatever kind of apparel you would like.

The wide range of Turkish export companies that we work with insure you of getting just the items that you are looking for. Whether it be baby wear, children's wear, ladies and men's outer and underwear, leather wear, socks, belts, bags, shoes, or household items such as bed linen, towels, bathrobes, or table clothes we can make sure that you get the quantity you need at the best possible price. And our staff of quality controllers insure that the garments are well made.

If you would like to take advantage of the services that Star Textile Buying Agency has to offer your company, please go to our web site at www(dot)startextile(dot)com, or contact us by fax at (90/212) 123 45 67.

Thank you. We look forward to hearing from you.

------------------
...

The first sentence must get the reader's attention. Asking a question in which the answer is guaranteed to be "yes" is a good way to start. "Would you like to improve your life?" The opening paragraph, in fact the first sentence, should excite curiosity or attract the attention in some way that will make the reader continue to read the letter.

The most difficult paragraph to write in a sales letter is the first one. You have just a few seconds to get the reader's attention.

Would you like to see your factory's production increase by 15% or more?

Wouldn't you prefer to have your wedding pictures taken by the leader in the field?

Another way to start a sales letter is to write a sentence that will surprise or shock the reader.

In 1996 we helped over 250 small businesses like yours to increase their productivity.

Since 1991 we have grown from a small printing company to one of the largest publishing houses in the city.

If you are contacting the customer for the first time or if your company is unknown, you might start with a general introduction of yourself.

Example A:

Alfred's Textile Marketing Co. Ltd. is a leading Russian manufacturer and exporter of socks and hosiery. The range of our product line, good quality, and competitive prices have made us one of the fastest growing companies of its kind in Russia.

Example B:

Floppy Textile Buying Agency, established in 1987, is one of the fastest growing agents in India. We currently represent a number of major European importers, such as Fe Fe LaMew Mail Order of France and others.

Other Examples:

The ABC Trading Company was founded in 1986 to serve the construction industry in New York state. Since then we have expanded our market year by year to where we now have customers in 12 countries around the world.
<¼ÊóÒ× Íâ  www(dot)
ragraph Two: Building Interest and Desire

The second paragraph must convince the reader of the value of the product. When you have succeeded in getting the reader's attention, you must hold that attention. The best way to hold it is to build interest by describing your product so that the reader can virtually experience it. Use colorful, de****ive words.

In paragraph two you must show the reader that he/she either

- needs your product (a car)

- could use your product (an easier inventory system)

- should not be without your product (insurance)

OR - would benefit from your product (a new line of clothes he/she could sell)

Sentence by sentence you lead the reader through your sales pitch. If he closes his eyes he can see that new car, going home earlier because of his new inventory system, the comfort of having insurance, and increased sells because of the new line of clothes.

Example A:

Located in Moscow, we produce a wide variety of socks and hosiery items in a cotton-woolen-nylon blend for men, women, and children. These socks are of good quality, are popular with customers, and sell well. Our total production averages 10 million pairs per year, 70% for export and 30% for the domestic market.

Example B:

We are happy to announce that we are now offering this same service to American import companies like yours. From our office in New Deli, the heart of low cost and good quality ready- to-wear garments, we can supply your company with whatever kind of apparel you would like.
<Ò× Íâó֪ www(dot)c
ragraph Three: Convincing the Reader

If you have done your work well to this point, the reader is already interested and is partially convinced. You must convince readers that it is to their advantage to buy your product or use your service.

If the reader has read your letter to this point then he/she is interested in your producó֪ʶ w www(dot)c
ragraph three convinces him/her to buy it. It is here that you show what buying your product would mean to the reader.

Example B:

The wide range of Indian export companies that we work with insure you of getting just the items that you are looking for. Whether it be baby wear, children's wear, ladies and men's outer and underwear, leather wear, socks, belts, bags, shoes, or household items such as bed linen, towels, bathrobes, or table clothes we can make sure that you get the quantity you need at the best possible price. And our staff of quality controllers insure that the garments are well made.

Other Examples:

The machine that we sell is called the Safehouse. It turns the lights on at your house at night when you're coming home. And you can reverse the process when you leave, turning off the lights when you have locked the door, gone down the steps, and left the yard. Amazingly, the Safehouse weighs only 150 grams and fits easily in your pocket or purse.
<Íâó֪ʶ   www(dot)
ragraph Four: Directing Favorable Action

You have now reached the point where if your letter was successful, you must move the reader to act. The fourth paragraph must tell the reader what to do to get the product. Tell the reader exactly what you what him/her to do and make it easy to do. The desired action is go to your web site to get more information and, hopefully contact you for specifics or to place an order. Even the most highly motivated and excited customer will not act if the action you are requesting is too difficult

Example A:

Our company is expanding its market to include the United States and we would like very much to do business with your company. Enclosed is our price list (brochure) describing our wide range of products. I would welcome the opportunity to introduce you to our line socks and hosiery. For more information or to place an order, please visit our web site at www(dot)nicesocks(dot)com.

Example B:

If you would like to take advantage of the services that Floppy Textile Buying Agency has to offer your company, please log on to our web site at www(dot)floppytextile(dot)com or contact us by fax at (56/324) 785 48 96. Thank you. We look forward to hearing from you.

Other Examples:

To order, please go to our web site at www(dot)swimsuit(dot)com, or fill out the enclosed order form and send it by fax or post to our office in Washington. Before you know it, you will be wearing this beautiful men's business swim suit - and feeling like royalty.

--------------------------------------------------------------------------------

A Typical Well Written Letter for An Agent

Star Textile Exports, established in 1987, is one of the fastest growing agents in Turkey. We currently represent a number of major European importers, such as Blue Cloud Mail Order of France and others.

We are happy to announce that we are now offering this same service to American import companies like yours. From our office in Istanbul, the heart of low cost and good quality ready-to-wear garments, we can supply your company with whatever kind of apparel you would like.

The wide range of Turkish export companies that we work with insure you of getting just the items that you are looking for. Whether it be baby wear, children's wear, ladies and men's outer and underwear, leather wear, socks, belts, bags, shoes, or household items such as bed linen, towels, bathrobes, or table clothes we can make sure that you get the quantity you need at the best possible price. And our staff of quality controllers insure that the garments are well made.

If you would like to take advantage of the services that Star Textile Buying Agency has to offer your company, please go to our web site at www(dot)startextile(dot)com, or contact us by fax at (90/212) 123 45 67.

Thank you. We look forward to hearing from you.

------------------
...

     We have the honor to inform you that we have established ourselves in this district as Commission Merchants for¡­¡­, under the name of¡­¡­ Co., Ltd.ÏÖÈÙÐÒͨ¸æ£¬ÎÒÃÇÒÑÔڴ˵ØÉèÁ¢¡­¡­ÓÐÏÞ¹«Ë¾£¬´ÓÊ¡­¡­ÒµÎñ²¢ÊÕÈ¡Ó¶½ð¡£

     We are now enjoying the exclusive privilege of exporting all products of¡­¡­, the biggest manufacturing company of Electric Machines and Appliances in¡­¡­ÎÒÃÇÏÖÓгö¿Ú¡­¡­¹«Ë¾È«²¿²úÆ·µÄרÀûȨ£¬¸Ã¹«Ë¾ÊÇ¡­¡­(***¡¢µØÇø£©***µÄµçÆ÷»úеÖÆÔ칫˾¡£

     In accordance with increased volume of our trade in¡­Ã³Ò× Íâó Íø www
ACE), we have decided to institute a new branch in Íâó֪ʶ  www(dot)
ACE).¸ù¾ÝÎÒ¹«Ë¾ÔÚ¡­¡­(µØÃû£©Ã³Ò×Á¿µÄÔö¼Ó£¬¾ö¶¨ÔÚ¡­¡­(µØÃû£©ÉèÁ¢Ðµķֹ«Ë¾¡£

     We have placed the management of our new branch in the hands of¡­¡­(NAME),¡­¡­(NAME) has been holding a responsible position of¡­¡­in our head office for the past¡­¡­years.ÎÒ¹«Ë¾°ÑÐÂÉèµÄ·Ö¹«Ë¾½»ÓÉ¡­¡­(ÈËÃû£©¾­Óª¡£¡­¡­(ÈËÃû£©ÔÚ¹ýÈ¥¡­¡­ÄêÀïÒ»Ö±µ£ÈÎÎÒ×ܹ«Ë¾¡­¡­Ö°Îñ¡£

     Our company newly established through uniting the capitals of the captioned¡­¡­ firms will be engaged principally in commission business, of which main line is¡­¡­ÎÒ¹«Ë¾ºÏ²¢Á˱êÌâËùʾ¡­¡­¼ÒÉÌÐеÄ×ʱ¾£¬´ÓÐÂ×é³É£¬Ö÷Òª¾­Óª¡­¡­ÒµÎñ¡£

     The new company has duly taken over all accounts outstanding and will take all responsibility for the settlement of accounts.ÐµĹ«Ë¾ÒѽӹÜÁËÒ»ÇÐδÁËÕÊÄ¿£¬²¢½«¸ºÔðÇåËã¡£

     We originally established ourselves in¡­¡­ with a capital of¡­¡­ and then we reorganized our company by merging¡­¡­.. Similar firms under the name of present¡­¡­, increasing our capital up to¡­¡­.ÎÒ¹«Ë¾¡­¡­Äê³ÉÁ¢Ê±×ʽ𡭡­£¬È»ºóºÏ²¢ÁË¡­¡­¼ÒÀàËÆÉ̺ţ¬¸Ä×é³É¡­¡­¹«Ë¾£¬×ʽðÔö¼Óµ½¡­¡­¡£


------------------
...